Basic HTML Version
9
JAK ROZLICZYĆ PROJEKT?
Podstawowym dokumentem obowiązującym beneficjenta jest
umowa o dofinansowanie
zawierająca
najważniejsze terminy
i zobowiązania projektodawcy. To w niej znajdziemy zapis, w którym
zobowiązujemy się do przechowywania pełnej dokumentacji zwią-
zanej z realizacją projektu przez 10 lat od podpisania umowy, nie
krócej jednak niż do 31 grudnia 2020 roku.
Wszystkie informacje, będące udokumentowaniem realizowanych
przez nas działań powinny być opisane oraz oznakowane zgodnie
z
Wytycznymi dla beneficjentów z zakresu promocji projek-
tów
. Kolejnym dokumentem, bez którego znajomości trudno
o prawidłowe rozliczenie projektu to
Wytyczne dotyczące rozli-
czania wydatków oraz wypełniania obowiązków sprawozdaw-
czych dla projektów współfinansowanych z Europejskiego Fun-
duszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu
Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata
2007-2013
. Z jego zapisów wynika, że beneficjenci są także zobo-
wiązani do archiwizowania wszystkich dokumentów księgowych,
które potwierdzają dokonanie wydatków w projekcie. Każda fak-
tura powinna być opisana w taki sposób, by łatwo można było ją
zidentyfikować z realizowanym projektem. W przypadku braku
dostatecznego miejsca, dopuszcza się dołączenie załącznika, który
od tego momentu staje się integralną częścią faktury (dotyczy tylko
rewersu faktury).
Zgodnie z umową i zasadą przejrzystości, bardzo ważnym ele-
mentem jest prowadzenie wyodrębnionej ewidencji księgowej
zarówno przez lidera projektu, jak i jego partnerów. Instytucja
Zarządzająca w wytycznych dotyczących rozliczania wydatków
wyjaśnia, w jaki sposób udokumentowane mają być wydatki,
po jakim kursie należy je przeliczać, jak składać korekty. Prze-
kazuje również informacje na temat kwalifikowalności podatku
VAT. Jeśli zapoznamy się z wytycznymi, nie powinniśmy mieć
problemu z rozliczeniem projektu. W razie jakichkolwiek wąt-
pliwości warto się skontaktować z opiekunem projektu lub
Punktem Informacyjnym o Funduszach Europejskich.
Najważniejsze kwestie związane z ewidencją księgową powinny re-
gulować dokumenty wewnętrzne beneficjenta, czyli przede wszyst-
kim polityka rachunkowości z uwzględnieniem odrębnych zasad dla
operacji gospodarczych dotyczących projektów unijnych, instrukcja
sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów z uwzględnieniem spe-
cyfiki dokumentów unijnych oraz inne dokumenty, jak regulamin
pracy, wynagrodzeń, rozliczania delegacji, ewidencji środków trwa-
łych i amortyzacji. Nie wszystkie podmioty gospodarcze są zobligo-
wane do sporządzania wymienionych dokumentów. Na potrzeby
projektu warto jednak określić i stosować wewnętrzne zasady, które
będą regulować najistotniejsze kwestie finansowe w projekcie.
Prawidłowo sporządzona ewidencja środków trwałych powinna
zawierać:
• liczbę porządkową
• datę nabycia
• datę przyjęcia do używania
• określenie dokumentu stwierdzającego nabycie
• określenie środka trwałego lub wartości niematerialnej
i prawnej
• symbol Klasyfikacji Środków Trwałych
• wartość początkową
• stawkę amortyzacyjną
• kwotę odpisu amortyzacyjnego za dany rok podatkowy
i narastająco za okres dokonywania tych odpisów
• wartość ulepszenia zwiększającą wartość początkową
• datę likwidacji oraz jej przyczynę albo datę zbycia.
Nie oczekuje się jednak od nas, żebyśmy prowadzili odrębne księgi
rachunkowe czy odrębną podatkową księgę przychodów i rozcho-
dów – ewidencja projektu powinna się znajdować w ramach już
istniejących dokumentów. W przypadku przedsiębiorców jest to
warunek obowiązkowy. Dla zachowania porządku Instytucja Za-
rządzająca wymaga sporządzania wykazu wszystkich dokumentów
według specjalnego wzoru oraz nakłada na nas obowiązek zapew-
nienia trwałości zapisów operacji księgowych poprzez odpowiednie
zarchiwizowanie danych w wersji elektronicznej. Również zakupio-
ne środki trwałe, takie jak wyposażenie, którego zakup był wydat-
kiem kwalifikowanym, powinny zostać zapisane w specjalnie spo-
rządzonej ewidencji, której wzór jest załącznikiem do wytycznych.
Pamiętaj, by wszystkie inwestycje w projekcie zrealizować
w okresie kwalifikowalności wydatków. W ramach RPO WK-P
jest to okres od 1 stycznia 2007 do 30 czerwca 2015 roku. Jeśli
koszty wprojekcie zostały poniesione poza tymokresem, zosta-
ną uwzględnione jako środki niekwalifikowane.
Wydatkiem kwalifikowanymmoże być wydatek, który:
• został faktycznie poniesiony przez podmiot realizujący
projekt
• został poniesiony w określonym czasie
• był niezbędny do realizacji projektu
• był dokonany zgodnie z obowiązującym prawem
• był dokonany zgodnie z umową o dofinansowanie
• był dokonany w sposób oszczędny
• nie był sfinansowany w ramach innego projektu
• był prawidłowo udokumentowany i jest możliwy do
weryfikacji.