Basic HTML Version
JAK ROZLICZYĆ PROJEKT?
8
ROZLICZANIE WYDATKÓW
4.
Prawidłowe rozliczanie wszystkich wydatków to istota projek-
tu, często jednak lekceważona. Aby zachować porządek w do-
kumentacji i wiedzieć, do czego jesteśmy zobligowani, musimy
zapoznać się z wytycznymi, dokumentami i instrukcjami Insty-
tucji Zarządzającej, które określają nasze obowiązki. Ich niezna-
jomość może być przyczyną wielu problemów.
Musimy pamiętać, że nasz podpis pod wnioskiem o dofinansowa-
nie jest jednocześnie związany z przejęciem odpowiedzialności za
prawidłowe i terminowe zrealizowanie projektu, nawet jeśli samo-
dzielnie nie sporządziliśmy wniosku. Beneficjent jest zobowiązany
do udokumentowania wszystkich poniesionych wydatków, rozli-
czenia projektu zgodnie z harmonogramem rzeczowo-finansowym
i zapisami w umowie o dofinansowanie oraz utrzymania trwałości
projektu po jego zakończeniu.
Jeśli zdecydujemy się zlecić przygotowanie wniosku o dofinan-
sowanie firmie konsultingowej, zadbajmy o to, by samemu także
zapoznać się z treścią wytycznych i instrukcji. Ta wiedza będzie
niezbędna podczas rozliczania, kontroli projektu, a nawet po
jego zakończeniu. Wybierając możliwość skorzystania z pomo-
cy firmy zewnętrznej, przygotujmy zakres zlecanej przez nas
usługi w formie umowy. Wyraźnie wskażmy w niej dokumenty
i przepisy, jakimi musimy się kierować podczas realizacji pro-
jektu. Zanim podpiszemy dokumenty przygotowywane przez
doradców, zapoznajmy się z nimi. Pamiętajmy, że będziemy roz-
liczani z tego, co zadeklarujemy w dokumentacji aplikacyjnej.
Szczególną uwagę poświęćmy wskaźnikom, które zakładamy
wprojekcie. My najlepiej znamy własny projekt. Przeszacowanie
wskaźników może skutkować koniecznością zwrotu przyznane-
go dofinansowania bądź jego części wraz z odsetkami – jak dla
zaległości podatkowych od dnia przekazania dofinansowania.
macyjnego. Zamknięcie warsztatów artystycznych uniemożliwiło
dalszy rozwój i kształtowanie nowych umiejętności plastycznych
i muzycznych. W miejsce warsztatów utworzono mały bar i sklepik.
Zasada trwałości projektu wymaga, by niezależnie od kosztów utrzy-
mać cel, na który zostały przeznaczone fundusze unijne. Przykład po-
kazuje, że przez 5 lat nie udało się zachować wszystkich ambitnych
założeń zaplanowanych przed realizacją przedsięwzięcia. Dokonano
również zasadniczych modyfikacji, redukując istotne formy działal-
ności centrum i zmieniając przeznaczenie części jego pomieszczeń.
Przykład pokazuje, że należy utrzymać wskaźniki założone we wnio-
sku o dofinansowanie oraz nie zmieniać celu przedsięwzięcia.
Zasadnicze modyfikacje m.in.:
• mają wpływ na charakter lub warunki realizacji projektu
lub powodują uzyskanie nieuzasadnionej korzyści przez
przedsiębiorstwo lub podmiot publiczny
• wynikają ze zmiany charakteru własności elementu
infrastruktury albo zaprzestania działalności produkcyjnej.
Wprawdzie w wypadku mikro-, małych i średnich przedsiębiorstw
trwałość projektu trzeba zachować przez 3 lata, ale w sektorze biz-
nesu nie jest to przecież krótki okres. Zmiany na rynku są dynamicz-
ne. Firmy odzieżowe w ciągu roku wprowadzają kilka nowych kolek-
cji, rynek komputerowy również dynamicznie się rozwija.
Błędem jest określanie przez przedsiębiorców zbyt wysokich
wskaźników. Robią to często doraźnie – by uzyskać większą licz-
bę punktów.
Czym grożą takie błędy? Po rozliczeniu przedsięwzięcia, w okresie,
gdy obowiązuje nas zachowanie trwałości projektu (tj. od momen-
tu całkowitego zakończenia realizacji projektu, czyli po dokonaniu
ostatniej wpłaty ze strony IZ RPO WK-P z tytułu dofinansowania)
w ciągu 3 lub 5 lat mogą nas objąć kolejne kontrole. Ich celem bę-
dzie właśnie sprawdzenie, czy utrzymaliśmy zakładane w dokumen-
tacji aplikacyjnej wskaźniki rezultatu, czy zachowana została trwa-
łość projektu. Kontrolerami nie muszą być przedstawiciele polskich
organów podatkowych czy NIK-u. Mogą nas skontrolować także
inne organy, np. Komisja Europejska.