Basic HTML Version
JAK ROZLICZYĆ PROJEKT?
4
Pozyskanie dofinansowania to tylko jeden z etapów w drodze
do sukcesu. Czeka nas jeszcze realizacja projektu (zgodnie
z ustalonym harmonogramem), a następnie jego rozliczenie. Te
etapy, według praktyków, są dużo trudniejsze niż przygotowa-
nie wniosku. Choć oczywiście nie sposób oceniać wartości po-
mysłu, na którym oparty jest projekt.
Czasem skomplikowane jest przygotowanie obowiązkowych za-
łączników do wniosku o dofinansowanie, zwłaszcza w dużych pro-
jektach budowlanych i infrastrukturalnych (niezależnie od tego, czy
zastosowaliśmy formułę „zaprojektuj i wybuduj”, czy nie). Etap reali-
zacji projektów i ich rozliczania to mierzenie się z prawem zamówień
publicznych, koniecznością gromadzenia odpowiedniej dokumen-
tacji, stosowaniem się do dziesiątków zapisów z umowy, a nieraz
z nieprzewidzianymi sytuacjami.
Jeśli już zdecydowaliśmy się wystąpić o dofinansowanie, to
pieniądze przyznane na nasz projekt traktujmy jako nagrodę
za całą pracę, którą musimy wykonać, by urzeczywistniła się za-
warta w nim idea.
Narzekanie na procedury jest bezcelowe. Wystarczy spojrzeć na licz-
bę dokumentów, które musimy wypełniać, a także obowiązujących
nas dyrektyw i krajowych przepisów. Wykorzystywaniu środków
publicznych – a tak należy traktować fundusze UE – zawsze towa-
rzyszyły rygorystyczne procedury i duże obłożenie biurokracją. Wy-
stępując o dofinansowanie z RPO WK-P, chcąc nie chcąc, godzimy
się na to.
Jeśli już więc udało Ci się pozyskać dotację, pierwsze przyka-
zanie brzmi: „Nie odkładaj umowy o dofinansowanie na półkę.
Dokładnie ją przestudiuj i ponownie wypisz sobie kamienie mi-
lowe całego przedsięwzięcia”. Traktuj realizację projektu jako
ważny obszar działalności firmy czy instytucji. Właśnie przystą-
piliście do ważnego dzieła, które zmieni Wasze otoczenie. Teraz
zaczyna się typowa praca nad projektem (chodzi o typ przedsię-
wzięcia, niekoniecznie działania związane z wykorzystywaniem
dofinansowania). Jest postawiony cel, teraz trzeba zgromadzić
interdyscyplinarny zespół, w którym każdy ma do wykonania
jakieś ważne zadanie. I jest lider, który wszystko „spina w ca-
łość”. Po zakończeniu i rozliczeniu projektu można otworzyć
szampana. Nie należy jednak zapominać o tym, co zadeklaro-
waliśmy, podpisując umowę: przez 3 lub 5 lat musimy zachować
trwałość projektu.
Być może w powyższym opisie jest przesada, ale oddaje on klimat
pracy nad projektem. Takie nastawienie pozwala odpowiednio po-
ważnie traktować projekt. Po przestudiowaniu umowy o dofinanso-
wanie każdy się z tym zgodzi. Ostatnie lata po zakończeniu projek-
tu to tak zwany okres utrzymania jego trwałości – to ostatni etap
(często pomijany), w którym nasz projekt zdaje egzamin. Praktyczny
egzamin. To również etap, który może podlegać kontroli ze strony
instytucji unijnych i krajowych.
Wcześniej można wyodrębnić jeszcze trzy takie etapy, w których
nasz projekt jest oceniany lub kontrolowany: ocena wniosku
o dofinansowanie, okres realizacji projektu (ocena wniosków
o płatność i sprawozdań) oraz rozliczenie projektu (ocena wniosku
o płatność końcową, zwykle połączona z kontrolą na miejscu).
Pamiętajmy, że energia włożona w przygotowanie projektu ma
wpływ na jego realizację. Im mniej tej energii w pierwszym etapie,
tym więcej wysiłku trzeba poświęcić na porządkowanie pracy przy
realizacji projektu i na naprawę wcześniejszych niedopatrzeń. Dlate-
go tak istotne jest, aby projekt odpowiadał na rzeczywiste potrzeby
i nie przerastał potencjału projektodawcy. Wydatkowanie środków
podczas realizacji musi przebiegać zgodnie z postanowieniami
umowy o dofinansowanie.
„Umowa o dofinansowanie to była nasza lektura podstawowa.
Dostaliśmy dotację na budowę inkubatora przedsiębiorczości
i dzięki temu zmieniliśmy nasze otoczenie. Stworzyliśmy atrak-
cyjne warunki dla rozwoju nowych firm. Teraz inni tu startują
w biznesie, a niektórzy także pozyskują dofinansowanie z fun-
duszy unijnych. Tych młodych przedsiębiorców wspieramy do-
radztwem, jak rozliczać wnioski, na co uważać podczas realizacji
projektu. Ale nasze początki wcale nie były łatwe. Tak napraw-
dę umowę o dofinansowanie dokładnie przestudiowaliśmy już
po złożeniu wniosku o dofinansowanie. Pierwsza reakcja? Co
my zrobiliśmy!” – tak relacjonuje osoba, która współtworzyła
ZANIM PRZYSTĄPISZ
DO REALIZACJI PROJEKTU
1.