Basic HTML Version
23
JAK ROZLICZYĆ PROJEKT?
11.
Jeśli skorzystaliśmy z dotacji w ramach Regionalnego Programu
Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego, musimy
się liczyć z kontrolą realizowanego projektu. Hasło „kontrola”
budzi zwykle niepokój, ale nie obawiajmy się – głównym celem
osób kontrolujących jest potwierdzenie prawidłowej realizacji
projektu.Wizyta przebiegnie sprawniej, jeżeli się do niej dobrze
przygotujemy. Będziemy się mniej niepokoić, gdy zrozumiemy,
że Instytucji Zarządzającej również zależy na pomyślnym za-
kończeniu projektu.
Istnieją różne rodzaje kontroli, m.in.:
• kontrola planowa – poddawana jest jej tylko ta część
beneficjentów, która została wylosowana w próbie
• kontrola trwałości – może dotyczyć wszystkich projektów,
ponieważ po zakończeniu projektu Instytucja Zarządzająca RPO
WK-P ma obowiązek sprawdzić, czy projekt został prawidłowo
zrealizowany.
Wyjątkiem są beneficjenci, w stosunku do których pojawiły się
sygnały o nieprawidłowościach w trakcie realizacji przedsię-
wzięcia. W takich sytuacjach podejmowane są także wizyty mo-
nitorujące oraz kontrole doraźne w trakcie realizacji projektu.
Gdy projekt zostanie wylosowany w próbie, to po złożeniu ostat-
niego wniosku o płatność dokumentacja projektowa z wydziału
wdrażania projektów trafia do biura kontroli. Natomiast jeśli nie, to
może pozostać on nieskontrolowany aż do czasu przeprowadzenia
kontroli trwałości projektu.
Po wyznaczeniu terminu kontroli wysyłane jest zawiadomienie li-
stem poleconym, a dodatkowo faksem lub e-mailem, jeśli taki spo-
sób kontaktu beneficjent wskazał we wniosku.
Po otrzymaniu informacji o kontroli powinniśmy się upewnić, czy
dysponujemy wszystkimi materiałami informacyjnymi i czy zreali-
zowaliśmy obowiązkowe działania promocyjne. Sprawdźmy też, czy
oryginały dokumentów są prawidłowo oznaczone. Wszelkie infor-
macje na ten temat można znaleźć w
Wytycznych dotyczących infor-
macji i promocji projektu realizowanego w ramach RPO WK-P
(więcej
o tym czytaj w rozdziale 9.). W razie wątpliwości pomocą służy opie-
kun projektu w Urzędzie Marszałkowskim.
Najlepiej, by w dniu zapowiedzianej kontroli, oprócz osoby, która
podpisywała wniosek o dofinansowanie, na miejscu byli współ-
pracownicy bezpośrednio odpowiedzialni za rzeczową i finansową
realizację projektu. Będą oni mogli na bieżąco udzielać wyjaśnień
osobom kontrolującym.
Beneficjent do wniosku o płatność załączył fakturę na zakup
używanego urządzenia. Kontrola wykazuje jednak, że projekt
zakładał zakup nowego urządzenia. Mimo że używane maszyny
można kupować w ramach projektów (jednym z warunków jest
to, że nie były współfinansowane ze środków wspólnotowych
ani z dotacji krajowych w okresie 7 lat poprzedzających datę
zakupu), to w tej sytuacji nastąpiło odstępstwo od przyjętych
przez projektodawcę założeń.
Ważnym elementem, na który zwracają uwagę osoby kontrolujące
projekt, jest należyte udokumentowanie wydatków oraz udowod-
nienie, że zakup został zaplanowany i dokonany w sposób oszczęd-
ny. W związku z tym najlepiej w jednym miejscu (np. w oddzielnym
segregatorze) przechowywać oryginały wszystkich dokumentów
związanych z realizacją projektu: faktur, przelewów, dokumentacji
budowlanej, zamówień, rejestru środków trwałych (OT), certyfi-
katów, wniosków i sprawozdań, informacji dotyczących promocji
i osiągniętych wskaźników. Osoby kontrolujące będą się szcze-
gólnie przyglądać umowom z dostawcami, protokołom odbioru,
dokumentom przetargowym, a także zebranym ofertom (więcej
o tym w rozdziałach 4., 5. i 6.). Przed kontrolą należy przypomnieć
sobie sekcję we wniosku o dofinansowanie dotyczącą promocji oraz
wskaźników.
Kontrolujący sprawdzają również statusy przedsiębiorstw oraz
poziomy realizacji założonych wskaźników.
KONTROLE PROJEKTÓW