Basic HTML Version
JAK ROZLICZYĆ PROJEKT?
22
Nie zaczynajmy nowych działań przed poinformowaniem Insty-
tucji Zarządzającej o problemach, bo może to skutkować niekwa-
lifikowalnością wydatków albo niezrealizowaniem harmonogramu
w terminie. Należy także pamiętać, by ostatnia zmiana w projekcie
została zgłoszona nie później niż 30 dni przed jego planowanym za-
kończeniem.
Raczej niedopuszczalne są zmiany w zakresie rzeczowym projek-
tu, w tym dotyczące zakupu środków trwałych lub wyposażenia
w ilościach innych niż przewidziano we wniosku o dofinansowanie
projektu. Możliwe są zmiany polegające na zakupie sprzętu o para-
metrach lepszych niż zakładano, ze względu np. na postęp techno-
logiczny i możliwość uzyskania lepszych efektów lub parametrów
technicznych przy pierwotnie zakładanej cenie. Przyjęcie takiej za-
sady wynika z definicji projektu oraz procedury jego oceny.
Sposób zgłaszania zmian regulują zapisy paragrafów 16. i 17. umo-
wy o dofinansowanie. Wszystkie zmiany do projektu powinny być
wprowadzone poprzez zgłoszenie w formie pisemnej do Instytucji
Zarządzającej przed ich wdrożeniem (załącza się wówczas pismo
z porównaniem parametrów, wraz z wyjaśnieniem, dlaczego zmia-
ny są niezbędne). Zgodnie z zapisem w umowie opiekunowie pro-
jektów z ramienia Instytucji Zarządzającej także sami mogą wyjść
z propozycją wprowadzenia korekty do wniosku umowy o dofinan-
sowanie.
Celem każdej zmiany jest zapewnienie prawidłowej realizacji
projektu. Nie należy się bać dialogu z pracownikami Instytucji
Zarządzającej. Im także zależy na kompromisie.
Najczęstszą przyczyną konieczności wprowadzenia korekty w umo-
wie o dofinansowanie są trudności występujące w postępowaniach
przetargowych (dotyczy podmiotów stosujących ustawę PZP).
W momencie, gdy w przeprowadzonym przez nas przetargu łączna
suma wydatków zawartych w zamówieniu zmniejszy się w stosunku
do tego, co założyliśmy, jest to sygnał, że zmieni się także wysokość
dofinansowania dotycząca tych kategorii wydatków.
Ciekawym rozwiązaniem na wykorzystanie oszczędności po-
wstałych w jednym przetargu może się okazać przesunięcie ich
do innego postępowania, które jest zaplanowane w dalszym
etapie realizacji projektu. Zmiana sumy wydatków, a także ich
przesunięcia między kategoriami, zawsze wymagają korekt
w umowie. Musimy przygotować zatem zaktualizowany wnio-
sek o dofinansowanie projektu, a zmiana zostanie wprowa-
dzona na podstawie aneksu. Z formalnościami trzeba jednak
poczekać do zakończenia ostatniego postępowania przetar-
gowego w projekcie. Zanim podpiszemy aneks do umowy bę-
dziemy musieli na bieżąco powiadamiać Instytucję Zarządza-
jącą o wyniku każdego przetargu. Możemy pisemnie poprosić
o aneks wcześniej (nie dotyczy to przedsiębiorców).
Kwota dofinansowania nie zmieni się w sytuacji, gdy w wyniku
rozstrzygnięcia przetargu wzrośnie suma wydatków.
Postępowania o udzielenie zamówienia publicznego to nie jedyne
sytuacje, w wyniku których dochodzi do zmian w umowie. Aneks
do umowy będzie konieczny wtedy, gdy w efekcie kontroli realizacji
projektu niezbędna okaże się korekta. Beneficjent wraz z Instytucją
Zarządzającą ustala wówczas zakres zmian, które nie zaburzą prawi-
dłowej realizacji projektu w kolejnych etapach.
Zmniejszenie poziomu wskaźników, oprócz aneksowania umowy
będzie związane z bezpośrednią korektą kwoty wydatków kwalifi-
kowanych oraz całego dofinansowania. Pomniejszenie dotacji zo-
stanie wyliczone procentowo w kwocie odpowiadającej wartości
niezrealizowanego zakresu rzeczowego projektu.
Może się także zdarzyć, że w trakcie trwania projektu zmienimy nu-
mer konta bankowego albo będzie koniecznie przesunięcie terminu
realizacji projektu, a co za tym idzie zmiana harmonogramu rzeczo-
wo-finansowego. W takiej sytuacji również trzeba będzie sporządzić
aneks do istniejącej umowy.
Nieosiągnięcie zakładanego we wniosku o dofinansowanie celu
projektu może skutkować rozwiązaniem umowy o dofinanso-
wanie.
Pamiętajmy, że wraz z zakończeniem realizacji projektu nie
ustają obowiązki beneficjenta względem Instytucji Zarządza-
jącej. Ta może zażądać od nas zwrotu dofinansowania, gdy
w trakcie trwania okresu trwałości projektu ulegnie on znaczą-
cym modyfikacjom. Okres trwałości projektu w przypadku mi-
kro-, małych i średnich przedsiębiorstw trwa 3 lata, pozostali
beneficjenci są zobligowani do przestrzegania okresu trwają-
cego 5 lat.