Basic HTML Version
17
JAK ROZLICZYĆ PROJEKT?
Przy planowaniu harmonogramu należy pamiętać, że wniosku
o płatność nie można składać częściej niż raz w miesiącu, a jego
wartość nie powinna być mniejsza niż 1000 zł. Przynajmniej raz
na kwartał składamy wniosek o płatność w części sprawozdawczej
i czynimy to zawsze do 10 dnia miesiąca następującego po tym
kwartale, licząc od dnia podpisania umowy. W szczególny sposób
podchodzimy do wniosku o płatność końcową. Aplikujemy w nim
o kwotę nie niższą niż 5% wartości dofinansowania określonej
w umowie o dofinansowanie.
Wniosek o płatność końcową powinniśmy złożyć nie później niż
60 dni kalendarzowych od daty zakończenia projektu, rozumianej
jako dzień wykonania wszystkich zadań zaplanowanych w projek-
cie i opłacenia wszystkich wydatków kwalifikowanych. W szcze-
gólnej sytuacji, gdy projekt został zakończony przed podpisaniem
umowy o dofinansowanie, termin składania wniosku o płatność
końcową to maksymalnie 60 dni kalendarzowych od dnia podpi-
sania umowy.
Dodatkowe ograniczenia terminowe dotyczą wniosku o płatność
zaliczkową i jej rozliczenia (o tym więcej w rozdziale 8.).
Zapamiętajmy ważne terminy:
• 10 dzień każdego miesiąca to ostateczny termin na
aktualizację harmonogramu składania wniosku o płatność
• 10 dzień miesiąca po upływie każdego kwartału to
ostateczny termin, w którymmusimy złożyć wniosek
o płatność w części sprawozdawczej
• 60 dni kalendarzowych – tyle czasu mamy na złożenie
wniosku o płatność końcową od momentu zakończenia
projektu lub podpisania umowy, jeżeli projekt
zrealizowaliśmy wcześniej.
Obowiązek kwartalnej sprawozdawczości sprawia, że nawet jeśli
podpiszemy umowę np. pod koniec czerwca (II kwartał) i jeszcze
nie zdążymy dokonać żadnych wydatków, to do 10 lipca musimy
złożyć wniosek o płatność wypełniony w części sprawozdawczej.
Wprawdzie zwykle pamiętamy o konieczności złożenia wniosku
o płatność, ale obowiązek sprawozdawczy niejednokrotnie umy-
ka naszej uwadze. Wniosek o płatność pełni funkcję sprawozdania
w części dotyczącej postępu rzeczowo-finansowego, dlatego należy
pamiętać o złożeniu go co najmniej raz na kwartał. Instytucja Zarzą-
dzająca na tej podstawie ocenia zgodność postępu realizacyjnego
z pierwotnie poczynionymi we wniosku założeniami. Nie musimy
składać osobnego wniosku o płatność z częścią sprawozdawczą, je-
żeli w danym kwartale złożyliśmy już wniosek o płatność pośrednią
lub końcową.
Jeśli nie ponieśliśmy jeszcze wydatków w projekcie, to i tak
w określonych w umowie terminach składamy wniosek o płat-
ność wypełniony w części sprawozdawczej. Zajmuje to niewiele
czasu i nie narażamy się na monity ze strony Instytucji Zarzą-
dzającej RPOWK-P.
Przekroczenie powyższych terminów powoduje wstrzymanie wszel-
kich płatności i może być przyczyną przeprowadzenia kontroli do-
raźnej na miejscu lub – w skrajnych wypadkach – rozwiązania umo-
wy o dofinansowanie projektu (o tym więcej w rozdziale 12.).
Przemyślany harmonogram realizacji projektu to najlepszy
sposób na uniknięcie stresu podczas jego realizacji i dotrzy-
manie terminów. Nawet jeżeli wniosek przygotowaliśmy w po-
śpiechu i odkryliśmy, że błędnie przyjęliśmy niektóre terminy
związane z realizacją projektu, to dobrze jest je zaktualizować.
Mamy kilka okazji na dokonanie tego już po złożeniu wniosku
o dofinansowanie: począwszy od okresu poprzedzającego pod-
pisanie umowy, aż do jej aneksowania i zastosowania regulacji
w kwestii wprowadzania zmian w projekcie.
Wniosek o płatność nie jest dokumentem złożonym. Najprostszą
jego formą jest wniosek o płatność zaliczkową, gdzie ubiegamy się
o określoną kwotę zaliczki i załączamy tylko kopie faktur lub innych
dokumentów o równoważnej wartości dowodowej. Dopiero do
wniosku o płatność rozliczającego zaliczkę załączamy dowody po-
twierdzające wydatki poniesione zgodnie z celem, na który zaliczkę
nam wypłacono. Wniosek ten może służyć jednocześnie aplikacji
o kolejne transze dofinansowania.
Jeżeli nie korzystamy z zaliczki we wniosku o płatność pośrednią,
staramy się o zwrot określonej części poniesionych w ramach pro-
jektu wydatków. Konieczne jest załączenie do nich dokumentacji
potwierdzającej poniesione wcześniej wydatki wraz z potwierdze-
niami zapłaty.
Szczególną rangę ma wniosek o płatność końcową, który jest
ostatnim etapem rozliczenia projektu. Wszystkie wnioski o płat-
ność wypełniamy w Generatorze Wniosków o Płatność – specjal-
nym programie dostępnym w internecie na:
www.mojregion.eu
.
Posługujemy się przy tym
Instrukcją wypełniania wniosku o płat-
ność
. Tylko ścisłe trzymanie się instrukcji gwarantuje jego właściwe
wypełnienie. Do druku wniosku o płatność załączamy dokumenty
potwierdzające poniesione wydatki oraz rzeczową realizację pro-
jektu.