Basic HTML Version
JAK ROZLICZYĆ PROJEKT?
16
7.
WNIOSKOWANIE O PŁATNOŚĆ
I SPRAWOZDAWCZOŚĆ
Przyszłym beneficjentom środków europejskich wniosek ko-
jarzy się często jedynie z tym o dofinansowanie, jaki składamy
w odpowiedzi na ogłoszony konkurs. Większość z nich nie zdaje
sobie sprawy, że oprócz niego konieczne będzie złożenie jesz-
cze co najmniej jednego – wniosku o płatność.
Wniosek o dofinansowanie pozwala jedynie na ocenę pomysłu
wnioskodawcy w trybie konkursowym. Na jego podstawie jest roz-
patrywana kwestia przyznania dofinansowania na dane przedsię-
wzięcie. Wniosek o płatność natomiast to dokument, na podstawie
którego występujemy o refundację (zwykle częściową) wydatków
lub o rozliczenie wcześniej pobranej zaliczki na tę inwestycję.
Beneficjenci, zwłaszcza przedsiębiorcy, chętnie zlecają przy-
gotowanie dokumentacji projektowej zewnętrznym firmom
doradczym. Zapominając przy tym, że samo złożenie wniosku
o dofinansowanie to dopiero początek drogi. Aby faktycznie
zobaczyć środki z dotacji na koncie firmy, trzeba prawidłowo
rozliczyć wydatki, a to wiąże się oczywiście z poprawnie przy-
gotowanymi wnioskami o płatność. Czasemzdarza się, że nawet
skutecznie napisany wniosek, który uzyska dofinansowanie,
jest trudny do rozliczenia. Szczególne ryzyko problemów wy-
stępuje przy rozliczaniu prac budowlanych. Źle zaplanowany
budżet wniosku może generować spore problemy z później-
szym rozliczeniem inwestycji. Zatrudnienie doradcy nie zwalnia
z konieczności zapoznawania się ze wszystkimi dokumentami
i sprawdzenia ich poprawności.
Jeżeli nie staramy się o zaliczkę, to wydatki pokrywamy z własnych
środków, kredytu lub leasingu, natomiast dofinansowanie otrzymu-
jemy na zasadzie refundacji części poniesionych wcześniej kosztów.
Składamy wtedy wniosek o płatność. Takich wniosków o płatność
refundacyjną przygotowujemy od jednego do kilku, w zależności od
złożoności inwestycji.
Już przed rozpoczęciem realizacji projektu powinniśmy dobrze
wiedzieć, czy ograniczymy się do jednego wniosku o płatność,
czy będziemy składać ich kilka. To samo dotyczy decyzji, czy
wmontażu finansowym będziemy chcieli skorzystać z zaliczki.
Możemy składać kilka wniosków o płatność nawet w ramach jedne-
go etapu inwestycji. Według wytycznych wniosku o płatność skut-
kującego przekazaniem środków nie możemy składać częściej niż
raz w miesiącu kalendarzowym.
W przypadku dużej inwestycji i złożonego projektu korzystne
jest dzielenie przedsięwzięcia na etapy i występowanie o płat-
ność zaliczkową. Takie rozwiązanie pozwala zoptymalizować
przepływy pieniężne w naszym budżecie. Niezależnie od tego,
czy jesteśmy firmą, uczelnią czy jednostką samorządową po-
zwoli nam to na minimalne angażowanie własnych środków.
Pociąga to za sobą oczywiście więcej pracy z rozliczeniem, ale
pamiętajmy, że najtrudniej jest poprawnie przygotować pierw-
szy wniosek o płatność, kolejne nie stanowią już większego
problemu. Realizując inwestycję etapami, na bieżąco uzysku-
jemy refundację części kosztów kwalifikowanych poniesionych
na poszczególne jej etapy. Minimalizujemy tym samym ryzyko
utraty płynności. Miejmy też na uwadze, że w przypadku prze-
kazania zaliczki IZ RPOWK-P nie poświadcza nam kwalifikowal-
ności wydatków. Robi to dopiero przy rozliczeniu zaliczki. A to
oznacza, że może być już za późno na skorzystanie ze wskazó-
wek opiekuna projektu.
Instytucja Zarządzająca RPO WK-P musi być przygotowana na wy-
płatę określonych kwot w określonych terminach. Pamiętajmy,
że nie jesteśmy jedynym beneficjentem. Z tego powodu istnieje
obowiązek sporządzania tzw. harmonogramu składania wniosku
o płatność. W umowie o dofinansowanie projektu (§ 5. punkt 3.)
zobowiązujemy się do comiesięcznego aktualizowania tego do-
kumentu w terminie do 10 dnia miesiąca, począwszy od miesiąca
podpisania umowy. Harmonogram przygotowujemy na odpo-
wiednim formularzu dostępnym na:
www.mojregion.eu
. Wniosek
o płatność składamy zgodnie z terminami określonymi w harmo-
nogramie. Dokument ten musi być oczywiście zgodny z rzeczywi-
stym i planowanym postępem realizacji przedsięwzięcia. Precyzyjne
zapisy wraz z przykładami zawierają (wymienione w rozdziale 4.)
Wytyczne dotyczące rozliczania wydatków oraz wypełniania obowiąz-
ków sprawozdawczych dla projektów współfinansowanych z Europej-
skiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach RPO WK-P na lata
2007-2013
.