Basic HTML Version
15
JAK ROZLICZYĆ PROJEKT?
W wyjątkowych sytuacjach nie jest wymagane przedstawienie tych
trzech ofert. Na przykład, gdy na rynku jest tylko jeden dostawca
poszukiwanej przez nas technologii lub maszyny. Wówczas musimy
to również przejrzyście i solidnie uargumentować.
Rozdział II
Wytycznych w sprawie udzielania zamówień współ-
finansowanych ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju
Regionalnego, w stosunku do których beneficjenci nie są zobo-
wiązani do stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych
(z 25.10.2011 r.) wymienia też tzw. wyłączenia przedmiotowe.
Jest to lista towarów i usług, któremożna kupować bez przepro-
wadzania procedury porównania ofert. Nie trzeba również tego
robić, gdy dokonujemy zakupu, którego wartość jest niższa niż
5 tys. zł netto. Ale pamiętajmy – nie zwalnia to nas ze stosowa-
nia zasad celowości i oszczędności.
Zdarza się, że firmy nie odsyłają odpowiedzi z ofertą, bo na przykład
nie mogą takiego zamówienia zrealizować. Dobrze jest mieć w takiej
sytuacji pisemną informację od takiego dostawcy, że akurat nie ma
w swojej ofercie poszukiwanego przez nas sprzętu. Jeśli to jest jed-
nak usługa lub produkt ogólnodostępny, dołóżmy starań, aby ze-
brać minimum trzy oferty.
Zapytania, a później oferty, mogą być przesyłane praktycznie każdą
drogą – zarówno e-mailem, faksem, jak i pocztą. Jeśli przeprowadzili-
śmy z dostawcą rozmowę telefonicznie, należy zrobić z niej notatkę.
Gromadząc dokumentację projektową, nie zapominajmy o kopiach
wysłanych listów ani o otrzymanych ofertach. Jeśli przyszły one tra-
dycyjną pocztą, to warto zachować kopertę z datą na stemplu.
Dlaczego wybrano ofertę numer jeden, a nie ofertę numer dwa, trzy
lub cztery? Jakie czynniki i kryteria o tym zdecydowały? Na te pyta-
nia szukają odpowiedzi kontrolerzy.
Jeśli zebraliśmy trzy oferty sprzedaży maszyny o określonych
parametrach i wybraliśmy najtańszą z nich, to zwykle nikt nie
wymaga dalszych wyjaśnień. Jeśli jednak poza ceną jakieś
elementy ogrywały istotną rolę podczas wyboru dostawcy
sprzętu, to sporządźmy notatkę lub protokół i dokładnie uza-
sadnijmy powody swojej decyzji. Nasz wybór musi być popar-
ty konkretnymi argumentami przemawiającymi za celowością
tego zakupu. Na przykład bilans ceny i kryterium efektywności
wypadł najkorzystniej nie dla najtańszej maszyny, lecz dla nie-
co droższej, bo np. dostawca zapewnił dłuższą gwarancję oraz
lepszy serwis albo krótszy termin realizacji zamówienia, zapew-
niający dotrzymanie harmonogramu rzeczowo-finansowego
w naszym projekcie.
Gorzej, jeśli się okaże, że nie przeprowadziliśmy żadnej analizy
ani nie wysłaliśmy zapytań ofertowych. Jeśli nie jesteśmy w stanie
przedstawić przekonujących wyjaśnień, będziemy zmuszeni do
zwrotu tej części dofinansowania, która była przeznaczona na dany
zakup (gdy braliśmy zaliczkę lub otrzymaliśmy częściową refun-
dację). W sytuacji, gdy jeszcze nie otrzymaliśmy refundacji, będzie
ona pomniejszona o wartość odpowiadającą poziomowi dotacji na
konkretny zakup, przy którym nie dochowaliśmy zasad przejrzysto-
ści i uczciwej konkurencji. Jeśli mieliśmy kupić 10 różnych urządzeń,
a tylko przy jednym nie dopełniliśmy obowiązku przeprowadzenia
analizy, to sankcja najprawdopodobniej dotyczyć będzie tylko tego
jednego zamówienia.
Budżety w projektach opierają się na szacunkach. Analizę rynku do-
brze jest przeprowadzić już na etapie przygotowywania wniosku.
To usprawnia procedurę podczas realizacji projektu. Unikniemy też
zaskoczenia, gdy urządzenie czy usługa kosztuje o wiele drożej, niż
zakładaliśmy. Konieczność poniesienia co najmniej 30-procentowe-
go wkładu sprawia, że wielu przedsiębiorców bardzo solidnie pod-
chodzi do badania rynku, ponieważ zależy im na oszczędnościach.
Praktyczne wskazówki, jak udokumentować realizację zamó-
wienia nieobjętego prawem zamówień publicznych:
• gromadzić zapytania ofertowe w formie e-maili lub kopii
pism (musimy otrzymać potwierdzenie odbioru)
• zadbać o to, by zapytania były wysłane w podobnym czasie
i zawierać te same parametry
• gromadzić nadesłane oferty (minimum trzy); jeśli są
obcojęzyczne, należy dokonać tłumaczenia na język polski
• prosić o krótkie uzasadnienie pisemne w razie, gdy
dostawca nie może zrealizować zamówienia
• sporządzić notatkę lub protokół z wyboru oferty (pamięć
jest zawodna) i rzeczowo uzasadnić swoją decyzję
• dołączyć powyższe dowody do dokumentacji projektowej
wraz z opisem udzielonego zamówienia.
Niezależnie od powyższych wskazówek musimy się kierować
Wy-
tycznymi Instytucji Zarządzającej Regionalnym Programem Ope-
racyjnym Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata 2007-2013
w sprawie realizowania zamówień współfinansowanych ze środków
EFRR, w stosunku do których beneficjenci nie są zobowiązani do stoso-
wania ustawy Prawo zamówień publicznych
(treść zamieszczona na:
www.mojregion.eu
).