Basic HTML Version
JAK ROZLICZYĆ PROJEKT?
14
6.
wymagałoby poniesienia niewspółmiernie wysokich
kosztów lub
• wykonanie zamówienia podstawowego jest uzależnione od
wykonania zamówienia dodatkowego.
Wśród najczęstszych uchybień przy przeprowadzaniu procedur
przetargowych wymienia się żądanie udokumentowania okresu do-
świadczenia w przypadku usług do 5 lat wstecz (zamiast do 3 lat),
żądanie określonego katalogu dokumentów od każdego uczestnika
konsorcjum z osobna czy żądanie udokumentowania doświadcze-
nia w realizacji zadań w ramach projektów unijnych. Nieuprawnio-
ne jest również stawianie wykonawcom warunków, by posiadali
określoną maszynę (wykonawca może przecież wynająć ją na czas
realizacji zamówienia). Często zamawiający posługują się nazwami
konkretnych produktów i firm, a jest to niedozwolone. Należy po-
sługiwać się parametrami urządzeń lub materiałów. Błędem jest też
zmiana informacji z ogłoszenia o przetargu bez publikacji sprosto-
wania w „Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej” lub „Biuletynie
Zamówień Publicznych”.
Na etapie składania ofert wykonawcy mogą się posługiwać wyłącz-
nie oświadczeniami. Ale przed podpisaniem umowy zamawiający
musi zażądać dokumentów potwierdzających spełnianie kryteriów
przetargowych. Stwierdzenie podczas kontroli wymienionych tu
uchybień skutkuje nałożeniem na beneficjenta korekty finansowej
(o tym więcej w rozdziale 13.).
PRZEJRZYSTOŚĆ
I KONKURENCYJNOŚĆ
Przedsiębiorcy, realizując projekty, które uzyskały dofinanso-
wanie z unijnych funduszy, nie muszą wprawdzie przy zakupie
usług lub środków trwałych stosować ustawy o zamówieniach
publicznych, ale powinni przestrzegać zasady przejrzystości
i uczciwej konkurencji. Reguluje to umowa o dofinansowanie.
W praktyce chodzi o dokonanie analizy rynku, zebranie co naj-
mniej trzech ofert i wybór tej najkorzystniejszej – ze względu na
najlepsze efekty przy jak najniższej cenie.
Wyraźnie mówi o tym § 12. ustęp 9. umowy o dofinansowanie.
Przy wyłanianiu wykonawcy dla usług, dostaw lub robót bu-
dowlanych w ramach realizowanego projektumusimy się kiero-
wać następującymi zasadami:
• wyboru wykonawcy dokonujemy, dążąc do
najkorzystniejszego bilansu ceny i innych kryteriów
odnoszących się do przedmiotu umowy
• przy wydatkowaniu środków przestrzegamy„prawa
wspólnotowego i krajowego m.in. w zakresie zapewnienia
zasad przejrzystości, jawności prowadzonego
postępowania, ochrony uczciwej konkurencji, swobody
przepływu kapitału, towarów, dóbr i usług oraz równości
szans wykonawców na rynku ofert”
• przy wyłanianiu wykonawcy lub dostawcy musimy być
maksymalnie bezstronni i obiektywni.
Firmy powinny gromadzić dokumenty potwierdzające przepro-
wadzenie analizy rynku. Jednym z jej elementów jest porównanie
przynajmniej trzech ofert. Zwykle porównuje się ceny, ale poza nią
mogą wchodzić w grę inne kryteria zapewniające efektywność, jak
parametry techniczne, zastosowanie najlepszych technologii, od-
działywanie na środowiskowo, koszty eksploatacji i serwisowania,
warunki płatności, termin realizacji zamówienia. Co może stanowić
taką dokumentację?W szczególności e-maile lub listy z zapytaniami,
nadesłane oferty i opis wyniku postępowania z odpowiednią argu-
mentacją. To ostatnie ma szczególne znaczenie w sytuacji, gdy o wy-
borze oferty zdecydowała nie tylko cena. Taka dokumentacja może
być wystarczającym dowodem na to, że dochowaliśmy zasady przej-
rzystości i konkurencyjności. Zapytania i oferty powinny pochodzić
z jednakowego okresu przed dokonaniem zakupu.
Podczas kontroli będziemy musieli udokumentować, w jaki
sposób przeanalizowaliśmy rynek: czy wysłaliśmy zapytania
ofertowe do co najmniej trzech dostawców, kiedy otrzymaliśmy
odpowiedzi i co zdecydowało o wyborze oferty.